نوفمبر 12, 2017

5 أنظمة تحتاجها لأجل تحسين عملك الخاص

 

طريقة التواصل داخل مجال الأعمال اتغيرت بسرعة خلال الفترة اللي فاتت بسبب التكنولوجيا الجديدة اللي أعادت تشكيل الوضع الحالي. في الوقت اللي التكنولوجيا بتقدم فيه الأدوات اللازمة لزيادة الإنتاجية، مافيش شك في إن في العديد من رجال الأعمال تعثروا في أعمالهم. سر البقاء بعيد عن موجة المد والجزر هو إنشاء  نظام فعال للحفاظ على سير الإنتاجية في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.

 

 

1- المحاسبة، الدفاتر، الفواتير:

أساس البزنس بتاعك هو المحاسبة السليمة والدفاتر المظبوطة، في دايماً برامج كتيرة، تقدر تساعدك علي تنظيم  حساباتك زي XEro  و Wave Accounting.

استشير المحاسب الخاص بيك عن نظام يخدم عملك في السنوات الجاية، وماتنساش إن كشف المرتبات والفواتير لازم يكون سهل الاستخدام، وممنهج وسهل الاندماج مع نظام المحاسبة بتاعك.

إنك ديمًا تكون مسيطر على حالتك المادية مابيضمنش حالتك من منظور قانوني بس، ولكن بيساعدك إنك تتوقع وتمنع أي قصور ممكن يحصل في السيولة المالية.

 

 

2- الجدولة ونظام التقويم أو الـ Calendar:

لو انت صاحب شركة، طبيعي إن جدولك يكون مليان على الآخر بالاجتماعات والمواعيد النهائية، إذا تجنبنا تواريخ تحصيل فواتيرك. من المهم تمامًا إنك تحافظ على نظام الجدولة، وتقسمه مع فريقك بحيث مايحصلش وحاجة تقع منك، وتحاول تستفيد من تطبيقات التقويم الرقمية، وهي معظمها مجانية، وبتقدر تستخدمها عن طريق تليفونك المحمول، أو  التابلت علشان تدير جدولك بشكل أحسن، والأشهر شعبية في الوقت الحالي من البرامج دي هو Google Calendar الخاص بالـ Gmail، واللي بيسمحلك تتبادل مواعيدك مع الآخرين، وكمان تجدول أي video-conferences.

لو ماكنتش بتستخدم الـ Gmail  مش مشكلة، في برامج وتطبيقات كتيرة بتيح ليك الاختيارات نفسها.

 

3- نظم العمل والإدارة:

ممكن تاخد نظام الجدولة خطوة كمان لقدام، وتدخل نظام Task-Management software في شركتك، اللي ممكن يساعد فريق العمل بتاعك يشتغل بكفاءة أكتر، وتقلل الوقت اللي بيستغرقوه في إنهم يفتحوا الرسايل كل شوية، لإن النظام ده هيجمعلك كل الاتصالات في مكان واحد، وفي شركات كتير أكدت إن النظام ده ساعدهم إنهم يحافظوا على سير العمل بشكل منتظم وفعال.

 

 

 4- الاجتماعات الاعتيادية للشركة:

جمع أفراد شركتك لمدة 15 – 30 دقيقة سواء بشكل يومي أو أسبوعي أو نصف شهري، وده زي بيحافظ على تزامن معلوماتك عن الشركة، هتقدر من خلاله تعالج المشاكل اللي موجودة، أو تحتفل بالإنجازات، أو تحدد أي فرصة في المستقبل وتتبادلوا الأفكار كفريق واحد. عقد الاجتماعات المنتظمة والتفاعل وجهًا لوجه مع الموظفين  وتشجيعهم على الكلام بصراحة مع بعضهم ومعاك ده شيء بيضمن الكفاءة وعدم وجود أي ثغرات بين الموظفين.

 

5- خلي عندك استراتيجية متمسك بيها:

العمل هو مفتاح كفاءة الموظفين، فهمهم لدورهم واعترافهم بمسؤوليتهم ده ليه دور كبير في تكوين وتوضيح الاستراتيجية الخاصة بيك، ولكن لو فريقك مش واضح في الخطة، وفي لبس كتير حول اللي مفترض يقوم بيه، وإيه اللي هيحصل بعد كده هتكون مشكلة.

وجود هدف واضح واستراتيجية فعالة هو جزء حيوي من الكفاءة، الـ Brainstorm والأسئلة وتوضيح الإجابات زي إيه هو المشروع؟ إيه هو الهدف؟ إيه اللي هيوصلنا للهدف ده؟ ومين المسؤول عن المهمة؟ معرفة إجابات أسئلة زي دي بتضمن إن مافيش ثغرات، أو إن حاجة تقع، وده بيخلق هدوء وراحة بين أعضاء الفريق لإن كل واحد لازم يعرف ويفهم إيه اللي لازم يعمله.

 

 

افتكر ديمًا إن الخطة الضعيفة بتعني إنك بتخطط تفشل، تقبل التكنولوجيا واللي بتعرضه عليك من مساعدة، عوض النواقص بتاعتك واتغلب عليها. باتباعك خطوات بسيطة ولكنها حاسمة هتقدر تستعد للانطلاق لمرحلة طويلة من الإنتاجية والكفاءة.

 

 

Leave a Comment

You must be logged in to post a comment.